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Réussir l’onboarding de vos nouvelles recrues à distance 

onboarding a distance

Embarquer les nouveaux talents et offrir un environnement de travail propice pour leur développement, surtout en ces temps où nous travaillons à distance la plupart du temps, est une nécessité première. Bureaux à Partager vous donne des conseils et bonnes pratiques d’onboarding de vos nouvelles recrues à distance. Comment faire la différence pour les retenir, éviter le décrochage et stimuler leur développement professionnel et personnel ? 

L’intégration de nouveaux collaborateurs à une entreprise n’est jamais une tâche aisée : de longues démarches administratives, de nouvelles compétences à apprendre et de nouveaux collègues avec qui nouer des liens. Mais la tâche devient beaucoup plus difficile lorsque cette intégration se fait pendant une pandémie qui a contraint la majorité des personnes à travailler à distance.

L’onboarding devient alors une étape encore plus importante et déterminante dans le parcours d’un nouveau talent au sein de l’organisation. Cette étape, qui consiste en la période d’intégration technique et humaine du professionnel à son nouvel environnement, doit servir à différents objectifs. Tout d’abord, rendre le collaborateur rapidement opérationnel, ensuite le sociabiliser avec ses collègues et créer des liens plus profonds. Le familiariser avec les valeurs et la culture de l’entreprise serait également bienvenue. 

Cela veut dire qu’en temps de pandémie, ce processus doit être fortement adapté de manière à assurer une intégration réussie, efficace et productive. Le maîtriser signifie avoir une équipe soudée, bienveillante et reconnaissante, mais se tromper signifie avoir de nouveaux employés avec du mal à développer leur esprit d’équipe ou leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Voici quelques pistes pour que vous réussissiez l’onboarding de vos nouvelles recrues malgré les nombreux défis que présente la situation actuelle.

Avant l’arrivée : l’anticipation et la préparation sont clés

anticipation et planification

Passez au (presque) tout digital

Programmez en visioconférence l’ensemble des entretiens avec les candidats et planifier des réunions avec les managers et les équipes concernés. Interviewez les candidats et faites vos points avec les managers et équipes qui vont l’accueillir à l’aide de l’un des nombreux outils de visioconférence disponibles tels que Skype, Zoom, etc. Ceux-ci sont souvent plus faciles et plus efficaces que les entretiens en face à face pendant cette période, car vous pouvez suivre (dans la plupart des cas) le même format ou un format proche à celui que vous utiliseriez lors d’un entretien en face à face, avec l’avantage supplémentaire de gagner du temps.

Raccourcissez le processus d’embauche

Essayez de réduire au minimum les différentes étapes du processus de recrutement et de prendre rapidement des décisions. Les meilleurs talents, possédant des compétences essentielles dans leurs secteurs d’activité, sont souvent en forte demande, même pendant la crise sanitaire actuelle; si vous avez de longs processus de recrutement, vous risquez fort de perdre le candidat au profit d’une autre entreprise.

Rassurez et intégrez le collaborateur avant son arrivée

Pensez également à intégrer les nouvelles recrues dans la vie “sociale” de l’entreprise avant même que son arrivée ait lieu. Partagez, dès la confirmation de l’embauche, les valeurs et la culture de l’entreprise et envisagez de leurs attribuer un parrain ou mentor pour les aider dans leur intégration.

Faites en sorte que tout matériel dont ils ont besoin soit livré ou que les logiciels soient installés à distance sur leurs appareils via votre service informatique avant leur date de début prévue. Demandez au service informatique et aux supérieurs hiérarchiques de l’aider à mettre en place ce dont ils peuvent avoir besoin, notamment : les logiciels liés au travail, les outils nécessaires à votre service informatique (antivirus, gestionnaires de mots de passe, etc.), les plateformes de collaboration en équipe (chat, partage de fichiers, etc.). Assurez-vous également que leur webcam, microphone et carte fonctionnent pour la capacité de la vidéoconférence.

Offrez-leur un kit de bienvenue, qui pourrait être constitué par exemple de cahier de notes, stylo, gourde, tote bag, pull ou t-shirt aux couleurs de votre entreprise, ce qui va permettre d’apporter une dimension matérielle rassurante à ce processus réalisé à distance pour cette nouvelle recrue.

Le parrain ou mentor, va contribuer à l’aspect humain de l’intégration. Il est souvent aussi son premier point de contact et son point de référence au sein de l’entreprise. Il doit être en mesure de répondre à des questions informelles et de vérifier que les débuts de l’onboarding se passent bien.

L’arrivée : l’importance des premiers jours d’intégration

integration onboarding de vos nouvelles recrues

Approfondissez la communication de la culture d’entreprise

Comme il est plus difficile pour les nouveaux employés d’absorber à distance la culture de travail de l’entreprise, il est très important d’être proactif et de leur présenter les valeurs et la culture de l’entreprise dès le début et principalement lors de ses premiers jours d’activité. Une bonne introduction à distance à la culture de l’entreprise peut inclure : une formation sur les valeurs de l’entreprise, une description détaillé de la structure de l’entreprise (historique, moments importants, mission, objectifs commerciaux, etc.) et aussi la présentation d’un code de conduite (concernant l’engagement, l’inclusivité, la communication interne, etc.). Partagez toute documentation disponible pour la nouvelle recrue, comme un manuel de l’employé, des présentations d’entreprise, notamment celle concernant les dossiers sur lesquels elle va travailler.

Promouvez le lien social avec l’équipe et les managers

Une partie essentielle d’un processus d’onboarding qui se fait à distance est d’intégrer le nouvel employé dans l’équipe et l’entreprise, et de le faire se sentir à l’aise et bienvenu. Des visioconférences ou des appels téléphoniques individuels et/ou de groupe seraient un bon moyen de faire ces premières présentations. Il va de soi qu’une communication permanente entre eux est essentielle, comme les points mensuels, voire hebdomadaires, les réunions d’équipe, les rencontres avec le supérieur hiérarchique, etc. Garantir une relation plus étroite avec les personnes clés au sein de l’entreprise dès le départ va permettre de soulager l’anxiété du nouveau collaborateur et facilitera son engagement.

Pensez également à lui offrir une célébration de bienvenue à distance, un café ou même un déjeuner virtuel en visioconférence. L’intégration consiste autant à mettre un nouveau collaborateur à l’aise dans son nouvel environnement qu’à lui apprendre les nuances du rôle pour lequel il a été embauché. Organiser une célébration de bienvenue virtuelle pourra lui donner les moyens pour se sentir plus à l’aise et cerner son rôle dans l’organisation.

Organisez des formations informatiques ou bien spécifiques au rôle en question

Pour former efficacement les collaborateurs à distance, n’hésitez pas à mettre à leur disposition des cours de formation interactifs, si possible. Profitez des avantages des outils de visioconférence avec partage d’écran, souvent plus adaptés à la diffusion de savoirs et à l’apprentissage de nouvelles compétences. Engagez à la fois les formateurs et les collaborateurs concernés tels que le personnel informatique, les responsables hiérarchiques, les experts en la matière et assurez-vous que des suivis réguliers sont effectués pour garantir l’assimilation du contenu des formations.

Suivi : accompagnement et éventuel retour au bureau

retour au bureau onboarding de vos nouvelles recrues

Fixez des objectifs et des attentes spécifiques

Idéalement, les nouvelles recrues, même à distance, ne doivent pas attendre que leur responsable soit en ligne pour savoir quelles sont leurs prochaines tâches. Assurez-vous que les responsables de l’embauche développent et partagent un calendrier des tâches des nouveaux collaborateurs avec leurs équipes ; définir les objectifs et les attentes à court et à long terme ; planifier des réunions individuelles hebdomadaires pour discuter des projets ou de la manière dont ils peuvent aider à résoudre les problèmes potentiels. Accompagnez l’évolution de leur statut en fonction des objectifs définis préalablement. C’est une étape fondamentale pour assurer la réussite de l’intégration à long terme.

Répondez en permanence à toute question et gardez les lignes de communication ouvertes

Les nouveaux collaborateurs sont généralement inquiets de leur rôle et de leurs responsabilités. Ce phénomène tend à être plus important lorsque le travail se fait à distance, avec l’inconvénient supplémentaire qu’ils doivent comprendre eux-mêmes de nombreuses procédures et pratiques de leur nouvel environnement. N’oubliez pas de vérifier en permanence la situation de vos talents. Une nouvelle recrue va souvent hésiter à vous parler de ses contraintes ou à profiter de la flexibilité offerte par l’organisation à ce stade initial. Facilitez-leur la tâche en vérifiant leur contexte et en vous assurant qu’ils connaissent toutes les options disponibles.

Lors du processus d’intégration à distance, vous devez vous efforcer de mettre les nouvelles recrues toujours à l’aise en répondant aux questions qu’elles ont souvent peur de poser (par exemple, concernant les politiques de vacances, les primes, les procédures de remboursement, etc.). Laissez toujours les lignes de communication ouvertes et transparentes pour clarifier ces questions, ou demandez aux chefs d’équipe de programmer des séances de questions-réponses pendant les premiers mois.

Donnez des feedbacks et retours réguliers, promouvez l’autonomie

Mettez en place une cadence régulière de feedbacks et retours individuels sur le développement des missions de chaque nouveau collaborateur. Modélisez les qualités et compétences que vous jugez importantes et intégrez régulièrement des commentaires détaillés sur ces points à vos échanges avec eux.

Pensez aussi à demander à la nouvelle recrue de conduire certaines parties de son propre onboarding. Vous pourrez alors alléger la charge pour vous-même (en particulier pour les managers et les collaborateurs plus seniors) en permettant aux nouveaux de gérer en partie leur processus d’intégration. Certaines tâches pouvant être déléguées :

  • Révision de vos documents de mission et de vision
  • Parcourir votre site web et analyser la communication de l’entreprise
  • Participer à des réunions et rendez-vous de différentes équipes
  • Participer à des debriefs ou à des séances de brainstorming
  • Tenir à jour une liste de questions ou d’idées qui émergent au cours de ces activités pour en discuter lors de vos échanges futurs.

Sans aucun doute, la crise du coronavirus a un fort impact sur la façon dont nous travaillons en ce moment. Pendant que nous naviguons en ces eaux incertaines, avec tous les changements et transformations qu’elles nous apportent, tirons parti de ce que la technologie peut nous offrir aujourd’hui. Promouvoir l’onboarding de vos nouvelles recrues à distance vous aidera certainement à prendre des décisions plus rapidement et intégrer efficacement les talents à votre entreprise lors de cette période si particulière. Maintenant, c’est à vous de jouer !

Cassio Campos

Communication

Expert des espaces de travail partagés, Cassio analyse les tendances du coworking et des différentes formes du travail d'aujourd'hui et de demain.

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