Qu’est-ce que le flex office ?
Ça ne vous aura pas échappé, les lieux de travail sont en pleine mutation. Il n’est plus question de rester toujours adossé au même bureau !
Les adeptes du télétravail vont et viennent de leur bureau fixe à leur home office, en passant par leur canapé. Pour ceux qui pratiquent le desk sharing ou le flex desk concept, les bureaux fixes n’existent plus.
Tout laisse place au bureau flexible ! Mais qu’est-ce que le flex office ?
Tout savoir sur le flex office
Comment fonctionne le flex office ?
Adieu les posts de travail attitrés, et la matrice 1 bureau = 1 personne. Désormais tous les bureaux sont partagés : c’est le principe du flex office.
Littéralement, le flex office signifie bureau flexible. C’est-à-dire qu’il n’y a plus de bureaux dédiés à telle ou telle personne. L’objectif est simple : pouvoir choisir librement un espace de travail adapté à son humeur, à sa mission ou encore à ses tâches du jour !
Les salariés possèdent cependant chacun un casier dans lequel ils peuvent y laisser leurs affaires comme leur ordinateur par exemple. Arrivés au bureau, ils n’ont qu’à les récupérer et à s’installer où ils le souhaitent !
En 2019, 14% des actifs français étaient concernés par le flex office, appelé aussi flex desk office.
Pour bien appréhender ce concept, voici plusieurs distinctions :
- Le flex office « classique » : Une entreprise possède des bureaux ouverts, à la manière d’un open-space, et chacun change de place d’une journée à l’autre.
- Flex office et télétravail. La crise sanitaire a accéléré ce processus de libération des modes de travail. Plus questions de seulement prendre le bureau de son voisin, désormais tout le monde travail depuis son chez-soi !
- Flex office et nomadisme, la notion de bureaux flexibles à son paroxysme. Ce lundi vous venez au bureau pour une réunion importante, mercredi vous restez tranquille chez vous et vendredi vous voulez tout donner avant le week-end tout en restant près de chez vous : direction l’espace de coworking le plus proche !
L’histoire du flex office
Bien que les bureaux ouverts existent depuis le début du XXème siècle, avec la prise de puissance du secteur tertiaire, la démocratisation du flex office s’est seulement faite depuis 2010. Il commence ainsi à se faire une réelle place dans les moeurs depuis quelques années. Effectivement, avant la crise, le taux d’occupation des bureaux était en moyenne de 60%, avec les RTT, les vacances, les réunions, les séminaires, les déplacements, etc. Désormais, on parle même de plus d’un bureau sur deux laissé vacant.
Le partage de bureau, ou flex desk sharing, est donc apparu comme la solution la plus adaptée pour répondre à cette évolution des usages.
Le flex office a pris un tout autre tournant depuis un an et l’arrivée de la crise sanitaire. Puisqu’une nouvelle option s’est popularisée : le télétravail, autre forme du bureau flexible. Chacun peut travailler chez lui dès qu’il le souhaite ou presque. Selon une étude France Inter, 8 salariés sur 10 souhaitent continuer à faire du télétravail après la crise, une belle aubaine pour le flex office, qui devrait continuer à se généraliser. Cette tendance va de pair avec une volonté d’avoir recours au travail hybride. Puisque 66 % des Français voudraient alterner entre travail au bureau, à la maison et dans des tiers-lieux.
Quels sont les avantages du flex office ?
- En finir avec l’inoccupation. De nombreux bureaux sont vides, et beaucoup d’entre eux l’étaient déjà avant la crise. Le partage de bureau doit donc être pris au pied de la lettre. Une entreprise de 20 personnes peut avoir des bureaux de 10 postes seulement, puisque la moitié des salariés sont en télétravail, par exemple. Tout est une question d’organisation et de gestion des postes en interne sous forme de roulement.
- Et comme chaque mètre carré a un prix, surtout à Paris, le flex desk office représente un réel gain de coûts.
- Mais aussi un gain de temps en tous points. Il permet tout d’abord une réduction du temps de transports. Fini le trajet routinier et cette interminable ligne 8. Réduisez à néant, ou presque, vos pertes de temps et vos émissions de CO2 en télétravaillant, et partiellement en trouvant l’espace de coworking le plus proche de chez vous ! Ne passez plus une semaine complète au bureau. Mère nature en sera elle aussi ravie.
- Et d’efficacité, grâce à la… flexibilité. Vous venez quand vous le souhaitez au bureau et surtout quand vous en ressentez le besoin ! Si vous vous sentez plus efficace en restant chez vous, libre à vous ! Gagnez en efficacité, tout le temps ! Ce qui va de pair avec un gain de temps considérable.
- Briser la routine quotidienne. Chaque jour, changez de moyen de transport, de quartier, d’espace de travail, de collaborateurs. Vos journées se suivront désormais sans plus jamais se ressembler. Cela préservera également votre équilibre vie professionnelle, vie personnelle, en vous permettant de vous rendre disponible quand vous en avez besoin.
- Favoriser les hasards, impulser de nouvelles rencontres. Chaque jour est vecteur de nouvelles relations. Et, en changeant chaque jour de bureau, vous décuplez les liens, les rencontres, les opportunités .
En bref, le flex office représente un gain en de nombreux point : Gain de temps, d’argent, d’efficacité, d’enrichissement personnel. Et, en plus, il brise la routine métro boulot dodo !
Un lieu qui favorise les hasards
Quels sont les inconvénients du flex office ?
- Un besoin d’organisation. En effet, sans organisation, le flex office peut s’avérer plus compliqué que prévu. Aucun bureau n’étant attitré, il faut au préalable réserver des espaces si besoin afin de ne pas se retrouver sans place le jour J, prévenir ses collaborateurs du lieu de la réunion etc.
- Un potentiel frein à la communication. Même si le flex office peut favoriser les nouvelles rencontres, la communication interne à une entreprise, ou à une équipe, peut être impacté. Une nouvelle organisation et disposition de l’espace de travail chaque jour peut compliquer cette communication, voire fragiliser l’unité et le sentiment d’appartenance.
- Des bureaux impersonnels. Le fait que les bureaux ne soient pas attitrés va de paire avec l’impossibilité de se les approprier. Les décorations et les effets personnels peuvent alors manquer.
- Une difficulté à estimer l’occupation. Dans certains cas, il peut être difficile d’estimer le nombre d’employés et/ou de collaborateurs qui viendront en moyenne chaque jour. Cela peut alors conduire à des bureaux qui parfois seront trop vides, et d’autres fois trop surchargés…
Le flex office, comme toutes les solutions, possède certes des avantages mais également des inconvénients. Il n’y a pas de bon ou de mauvais choix, juste un qui vous correspond, à vous, vos employés et votre entreprise !
Les pros du bureau flexible
Les espaces de coworking et les bureaux nomades
En figure de proue du flex office, on retrouve les espaces de coworking. Et ce, pour plusieurs choses :
- Le paradis du desk sharing. Venez prendre un poste de travail pour une journée, changez d’espace le lendemain, et recommencez. Jamais le même poste, le même espace, le même voisin de bureau, les coworking offrent de nombreux services et différents pass (journée, semaine, mois).
- Omniflexibles. Car même lorsque vous restez dans le même espace et pour des durées plus longues, la flexibilité est le maître-mot. Chaque coworking disposent d’espaces communs dans lesquels tout le monde peut venir s’installer et travailler, ce qui favorisera les rencontres ! En reprenant tous ses codes, les espaces de coworking sont l’allégorie même du flex office !
En Juin 2020, on compte déjà 1 700 espaces de coworking en France, et ceux-là ont encore de beaux jours devant eux puisqu’ils représenteraient 15 à 20% de surfaces flexibles dans les 10 ans à venir, selon une étude du magazine Entreprendre.
Alors, vous attendez quoi pour réserver votre poste ?
Les digital nomads
Les digital nomads, ou travailleurs nomades, sont des ambassadeurs du flex office, mais… n’ont pas d’ambassades attitrées. Ils sont un peu les extrémistes du bureau flexible, mais ne font de mal à personnes ! Équipés de leurs fidèles backpack, ils ont toujours leur smartphone et leur ordinateur à porter de main. Leurs objectifs quotidiens : avoir du wifi et trouver la prochaine destination de rêve pour aller travailler. Il y a pire, non ?
Mais qui sont-ils réellement ? Les digital nomads sont des personnes qui n’ont jamais de bureaux attitrés et vagabondent de ville en ville voire de pays en pays pour travailler. Ils concilient lieu de travail et lieu de villégiature.
David – le free lance nomade est un parfait exemple. Chaque jour, sur son compte Instagram, il vous montre depuis quel continent il travaille ! Ici au bord d’une piscine ou d’une plage, le lendemain en montagne, de quoi rêver !
Le flex office : l’avenir du bureau ?
L’impact de la crise sanitaire sur le bureau
Si l’option du bureau flexible semble totalement pertinente avec la période que nous traversons, on ne sait pas de quoi demain sera fait. Le retour à la normale pourrait redistribuer les cartes et favoriser un retour massif dans les bureaux. En revanche, à plus long terme, le télétravail devrait s’imposer et la gestion des bureaux évoluer.
À l’avenir, la flexibilité ne doit plus se cantonner au télétravail. La BNPPRE nous indique effectivement que suite à la crise de la Covid-19, 60% des entreprises envisagent de renégocier leur bail et leur loyer et que 36% vont réduire leur surface. Finie la perte d’espace et d’argent. Un réel sujet de logistique va donc prendre place : comment organiser tout cela ? Combien de postes pour X salariés ? Combien de jours de télétravail par semaine ?
À ce sujet, toujours selon la même étude, 78% des entreprises vont changer leur politique en matière de télétravail. Et, aujourd’hui, 70 % des salariés sont séduits par la semaine de 4 jours.
Pour Mehdi, CEO d’Ubiq,
le bureau de demain n’est plus l’entreprise mais un élément qui fait l’entreprise.
Mais bien-sûr, d’autres facteurs rentrent en jeu. Comme la révolution digitale, qui permet à chacun d’accéder à ses outils de travail partout et à toute heure. Chose qui favorise le télétravail, le digital nomadisme et la flexibilité au travail.
Les nouvelles méthodes de travail se mettent également au service de ces évolutions. L’aménagement traditionnel est remis en cause et l’objectif est plus que jamais de mettre la collaboration, la créativité, l’échange et l’humain au centre de l’entreprise et donc au centre de l’espace de travail. Le bureau de demain est voué à se décentraliser.
Les grandes entreprises aussi se mettent au flex office
Parfait exemple de l’évolution de la place du flex office dans le débat : les grands groupes, qui respectent davantage une ligne plus stricte du bureau. Des entreprises plus traditionnelles possèdent leur bureaux privés où chacun a son poste attitré et n’y bouge pas, et libres à elle de le faire. Lorsque le glas de la Covid a sonné, elles sont passés du tout au tout en mettant tout le monde au télétravail. Deux phénomènes marquants se sont alors produits :
- Une explosion du taux d’inoccupation de leurs bureaux du jour au lendemain.
- Un passage très spontané d’un mode de fonctionnement plutôt rigide au télétravail, symbole du flex office.
Un dilemme apparait ici au sortir de la crise : comment s’adapter et repenser le bureau ? Le quartier d’affaire de La Défense est le parfait exemple. En 2020, le taux de location de bureaux a atteint + 32%. La tour Areva, de 184 m de haut, copropriété de Nuveen Capital, Amundi et HSBC, est partiellement vide, comme de nombreuses autres tours. Si ces bureaux ne sont pas amenés à disparaître, une chose est sûre : la notion de poste de travail va être repensée. Avec moins de bureaux par entreprise mais mieux placés ?
D’ailleurs, la Société Générale serait sur le point d’abandonner un immeuble entier dans le quartier de la Défense grâce au flex office.
À ce sujet, François Lenglet et Catherine Mangin de l’équipe RTL, ont réalisé un super podcast ici !
Et chez Ubiq?
Chez Ubiq, on a toujours été adeptes du flex office. Depuis toujours nos équipes se déplacent d’espaces en espaces (de coworking bien-sûr), pour travailler. Nous n’avons jamais le même bureau ni le même voisin, ce qui nous permet d’avoir un degré d’information égal sur toutes les activités de la société. Équipe commerciale, communication et tech se mélangent tous les jours au bureau ou sur Google Meet , car une partie de nos équipes Tech sont aussi en full remote !
Désormais, depuis janvier 2021, nous nous sommes installés dans nos propres bureaux afin de privilégier une cohésion d’équipe plus singulière mais tout en gardant ce recours au flex office. C’est-à-dire pas de places attitrées, mix des équipes et recours au télétravail quand on le souhaite !
Chez Bureaux à partager, on croit que le bureau doit favoriser la culture d’entreprise et l’émergence de lien social. Comme le dit Mehdi, notre CEO, c’est un lieu qui rend possible tout ce qui n’est pas possible en ligne, où favoriser les hasard,
Où mixer les usages
Comme la culture du bureau flexible fait partie de notre ADN, nous avons à coeur de participer à l’émergence de ces nouvelles méthodes de travail. Nous référençons donc sur notre espace une centaine d’espaces privilégiant le flex office.
C’est-à-dire des espaces de bureaux privés, en colocation avec une ou plusieurs entreprises ou des espaces de coworking, qui possèdent des bureaux vacants pendant des jours, des semaines voire des mois. Ils proposent donc une offre appelée « télétravail » qui permet de louer ces bureaux lorsqu’ils sont vides.
Notre équipe de développeurs a même créé un filtre télétravail vous permettant de retrouvez toutes ces offres sur une même page !
Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur le Flex-Office.
