Happy (co)working

Flex office ou quand le boss travaille au même bureau que le stagiaire

flexoffice

Cela fait quelques mois que la team BAP s’est mise au flex office. On vous propose de découvrir cette tendance qui après celle de l’open space se répand de plus en plus dans les entreprises.

Le flex office : qu’est-ce que c’est ?

Le flex office, aussi appelé « desk sharing » est le fait de ne pas avoir de bureau fixe. Chaque salarié arrive le matin avec son ordinateur sous le bras (ordinateur qu’il aura rangé la veille dans son placard/casier personnel) et s’assoit là où il y a de la place. Oui, là où il y a de la place, et non pas « à sa place ». Les bureaux ne sont plus attitrés, et les collaborateurs deviennent nomades. La notion de propriété s’estompe au profit de la notion de partage et chaque centimètre de l’open space appartient à chacun. On met en commun bureaux, écrans d’ordinateurs, chaises, etc.

Flex office - des casiers de rangement pour chaque collaborateur

A chaque journée son ambiance

Le flex office c’est un espace de travail non plus aménagé par pôle et par équipe, mais selon vos tâches et l’ambiance qu’il vous faut pour les effectuer.
On s’explique :

  • Si vous devez revoir toute la comptabilité annuelle de votre entreprise, on vous conseille l’espace zen.
  • Si vous allez avoir besoin de l’avis récurrent de vos collègues, préférez une zone moins calme et faite pour les échanges (et de préférence très loin de la personne étant dans la première situation).

Ce fonctionnement s’accompagne d’une croissance de la numérisation du travail : le salarié nomade est attaché à son smartphone, son ordinateur portable et des outils tels que son cloud ou Slack. Avec cette organisation, on tend à privilégier les échanges de moindre importance avec son manager ou ses collaborateurs de façon virtuelle, diminuant les dérangements physiques réguliers. En cas de besoin, le flex office vous encourage à vous déplacer pour parler à quelqu’un : une occasion de vous lever de votre chaise ! Concentration, échanges utiles et productivité : en repensant votre organisation, vous gagnerez en efficacité opérationnelle.

Flex office - La zone zen pour se concentrer

Le flex office pour optimiser les espaces de travail

Opter pour le flex office, c’est aussi envisager un moyen de réduire vos coûts immobiliers. Lorsque les places sont attitrées, la totalité des postes n’est jamais vraiment occupée. En cause : réunions, congés, formations, déplacements, maladies … Et pour cause, un cadre passe en moyenne 16 ans de sa vie en réunion. Pas mal de place libérée ! Grâce à cette nouvelle façon de travailler, les postes servent dans leur totalité, plus régulièrement. Mais c’est aussi un pas vers le futur du travail et ses nouveaux modes. L’aménagement des bureaux entre dans une nouvelle aire, celle des espaces de travail dans lesquels le travail collaboratif est mis en valeur, on fait émerger une véritable communauté (au-delà des services !), on devient nomade …

L’équipe de BAP se devait donc de mettre en place le flex office dans ses nouveaux bureaux pour le tester.

L’aventure flex office de BAP

 

BAP véhicule des valeurs de partage, de mise en commun et de création de liens BAP : comme le flex office ! Un matin, une rangée de casiers étiquetés au nom de chacun avait été placée dans l’entrée des bureaux. Si toute l’équipe n’était pas convaincue, une chose était sûre, tout le monde était très curieux de tester.

On l’avoue, au début, retrouver une personne dans l’open space peut rapidement s’apparenter à jouer à « Où est Charlie ? ». Mais au bout d’une semaine (et même moins pour les plus agiles), la mécanique est déjà en place et fonctionne plutôt bien. De nouvelles affinités et encore plus d’entraide entre les différents services apparaissent. De plus, changer de place et de voisin permet aussi de changer de point de vue et donc de stimuler votre créativité !

Le Flex Office chez BAP

Les bureaux de BAP sont installés au sein d’un espace de coworking proposant de nombreux espaces de réunion et espaces communs tous plus inspirant les un que les autres. De ce fait, avant de passer au flex office, notre ancienne organisation par pôle nous incitait à privilégier les discussions et les petites réunions au sein même de nos bureaux. La mise en place du flex office a permis de prendre le temps d’utiliser la totalité des espaces à disposition. Chaque jour un nouveau voisin, c’est l’occasion de faire de partager de nouvelles choses et de mieux connaitre ses collègues, même les nouveaux ! Pour une entreprise en pleine croissance comme BAP, un enjeu de taille. En bref, le flex office a permis à BAP d’entretenir et de créer toujours plus de liens au sein de l’équipe, découvrir une nouvelle méthode de travail, gagner en agilité, en productivité et en créativité.

Même si une bonne pratique du flex office demande de suivre quelques règles, les avantages que l’on peut en retirer sont nombreux. C’est d’ailleurs pour ces raisons que de plus en plus d’entreprises, startups et grands groupes (comme Danone ou BNP Paribas) s’y mettent. Au suivant !

Marie Barbier

DRH

Plus qu'une simple DRH, Marie est l'esprit bienveillant de BAP. Elle partage avec vous toutes les méthodes RH testées chez nous et les dernière tendances pour avoir une équipe heureuse.

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