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Le guide pratique pour adopter le télétravail à long terme

Le guide pratique pour mettre en place le télétravail à long terme

Alors qu’il commençait à se mettre progressivement en place dans de nombreuses entreprises, le télétravail a connu un grand coup d’accélérateur avec les deux mois de confinement imposés par la crise du Covid-19. Vous en avez sans doute fait l’expérience, comme de très nombreuses entreprises, plus ou moins bien préparées à ce grand saut vers le remote !

Mis en place dans 85% des entreprises pendant le confinement, selon un sondage du JDN, le travail à distance est plus que jamais une alternative complémentaire à la présence au bureau. Il est d’ailleurs très apprécié des français qui le considèrent à 67% comme un facteur décisif pour accepter une offre d’emploi.

Mais pour être efficace, il doit être encadré et organisé. Si vous aussi vous souhaitez transformer l’essai, suivez notre guide pratique pour le proposer à vos salariés dans les meilleures conditions.

Étape 1 : Le cadre légal du télétravail

Le cadre légal du télétravail

Connaître le cadre juridique

Depuis le 24 septembre 2017, la clause sur le télétravail a été modifiée en vue de promouvoir le recours au travail à distance et de donner plus de liberté aux salariés.

 Les principales modifications :

  • Définition : désormais, le télétravail est défini comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication ». Avant, seul le télétravail régulier était reconnu, alors qu’aujourd’hui, on reconnaît aussi le télétravail occasionnel.
  • Accord et mise en place : l’implémentation du télétravail ne nécessite plus obligatoirement une charte ou un accord collectif, mais peut être conclu « par tous moyens », comme un simple échange de mails précisant les horaires et dates concernés.
  • Refus : dès lors que le recours au télétravail est régi par une charte ou un accord collectif au sein de l’entreprise, l’employeur doit obligatoirement justifier son refus par des motifs précis relevant de la fonction du salarié, de l’organisation de son service ou même de la situation de l’entreprise.
  • Matériel : l’obligation spécifique pour l’employeur de prendre en charge les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail (matériels, logiciels, abonnements, communications) a été supprimée.
  • Statut et responsabilité : le télétravailleur a les mêmes droits que n’importe quel salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne l’accès aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles et l‘accès à la formation. De plus, tout accident « survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail ».

 

Respecter 3 conditions : l’ambition, la capacité, la communication

L’implémentation du télétravail exige la réunion de trois conditions fondamentales, nécessaires à la diffusion de la culture du travail à distance :

  • Ambition : cela peut paraître évident, mais il est nécessaire de vouloir vraiment adopter le télétravail et le démocratiser au sein de l’organisation. Pour cela, il faut qu’il y ait un portage politique, un dialogue ample et un aménagement complet au niveau de l’organisation pour accommoder la pratique.
  • Capacité : il faut s’assurer d’avoir les bons outils (équipements, connexion et accès au serveur à distance) et que le télétravail soit compatible avec les métiers et activités de l’entreprise.
  • Communication : le télétravail est un changement important au sein d’une organisation, il est donc indispensable d’accompagner les salariés dans sa mise en place. Notamment en les éduquant à ce nouveau mode de travail et les formant aux nouveaux outils.

 

Étape 2 : Expérimentation, évaluation, lancement

comment adopter le teletravail

1. Réfléchir et préparer les discussions sur l’implémentation du télétravail

Comme toute politique organisationnelle, l’introduction du télétravail passe par une réflexion autour de la culture de l’entreprise et ses valeurs. Les conséquences de sa mise en place, la définition des critères d’éligibilité ainsi que les moyens nécessaires à sa réalisation doivent aussi être examinés.

Ce processus se négocie et un tel projet ne peut naître qu’après des discussions entre toutes les parties concernées. Il convient de créer un comité de pilotage regroupant notamment les ressources humaines, les services juridique et informatique, le CHSCT, et les représentants des salariés.

Ce comité d’adoption du télétravail devra ensuite définir un cahier des charges avec les délais d’implémentation et la répartition des responsabilités de chacun, notamment les ressources humaines, les services juridique et informatique. 

2. Commencer par une expérimentation à petite échelle

Une étape de test sera nécessaire pour évaluer la pertinence du projet et faciliter l’acclimatation des salariés à la pratique. Cela permettra aussi d’avoir un retour sur les premières expériences et adapter le projet. L’étape d’expérimentation est le bon moment pour communiquer sur le projet auprès des salariés.

C’est aussi un moment clé pour s’accorder sur les règles du jeu : attentes, contraintes horaires, tâches et activités compatibles avec la pratique, outils de travail nécessaires, etc.

3. Évaluation et lancement du projet définitif de télétravail

Une fois la période d’expérimentation terminée, c’est le moment de faire le bilan et prendre les mesures pour adapter le projet initial. Vous pourrez finalement l’étendre à d’autres équipes, voire même le déployer au sein de toute l’entreprise. 

Étape 3 : Formation d’une culture et accompagnement

comment adopter teletravail

Formation des salariés et accompagnement du projet

Pour consolider la culture du télétravail au sein de l’entreprise, il est essentiel de former les salariés et cadres à la pratique. C’est essentiel pour qu’il soit mis en place efficacement, mais c’est aussi une obligation légale.

L’article 10 de l’accord national interprofessionnel indique que les télétravailleurs doivent recevoir une formation appropriée, en fonction de leurs équipements et outils à disposition, ainsi que leurs collègues directs et responsables hiérarchiques. De nombreux organismes peuvent vous aider, comme l’Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail (ANACT).

L’adoption du télétravail permettra à votre entreprise une plus grande flexibilité, tout en restant organisée et performante. Cela implique un changement de culture avec notamment un management à l’objectif plutôt qu’au temps passé. Il faut aussi bien organiser les équipes, établir clairement les règles du jeu et enfin, fédérer les télétravailleurs autour de rituels qui faciliteront la diffusion d’une culture du travail à distance.

Cassio Campos

Communication

Expert des espaces de travail partagés, Cassio analyse les tendances du coworking et des différentes formes du travail d'aujourd'hui et de demain.

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