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Flex-office et télétravail dans un monde post-Covid : à quoi s’attendre ?

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La crise sanitaire a consolidé la flexibilité au bureau et le travail à distance comme des sujets phares au cœur des problématiques des entreprises. En pleine reprise des activités, la question qui s’impose n’est donc pas de savoir si ou quand il faut passer au télétravail et au flex-office, mais plutôt comment concilier attentes de plus d’autonomie des salariés, confiance et communication efficace entre collaborateurs dans des politiques d’entreprise durables. Retour sur une transformation des modes de travail et les perspectives futures de deux concepts mis à l’épreuve lors de la pandémie.

Qu’est-ce que le flex-office et le télétravail ?

definition teletravail flex office

Tout d’abord de quoi parle-t-on quand on dit « flex-office » ou « télétravail » ? Plus précisément, que désignent ces deux termes ? Pour répondre à cette question, nous reprenons ici des définitions que nous avons employées dans notre étude « Télétravail et flex-office : vers un collaborateur nomade ? », publiée en début 2019 et qui rendait compte des évolutions de ces deux pratiques.

Flex-office : la libération du collaborateur de son poste attitré

« un mode d’organisation qui consiste à libérer le collaborateur de son poste attitré. »

Nous concevons le flex-office comme « un mode d’organisation qui consiste à libérer le collaborateur de son poste attitré. Il n’a pas de poste fixe et nominatif, mais partage son espace de travail et peut changer de place librement en fonction des disponibilités ». C’est-à-dire, avec le flex-office, l’environnement de travail est organisé en fonction des activités ponctuelles du collaborateur, dans l’heure ou la journée : il se déplace avec son ordinateur à l’intérieur des locaux de son entreprise peut-être avec ses affaires ou un petit casier d’archives pour s’installer là où il veut.

Télétravail : l’exercice d’un métier en dehors des locaux de l’employeur

« le fait d’exercer un métier dans un endroit autre que les locaux de son employeur. »

Nous concevons le télétravail comme « le fait d’exercer un métier dans un endroit autre que les locaux de son employeur, que ce soit en home office, dans un espace de coworking ou dans un autre site de l’entreprise ». Le télétravail serait donc une version plus poussée du flex-office en ce qu’il permet au travailleur non de se déplacer au-delà des locaux de son entreprise : chez lui, dans un autre espace de travail, dans une autre ville ou même un autre pays.

Nous avons affaire ici à deux manifestations, peut-être les principales, d’une nouvelle organisation du travail et de la spatialité des environnements de travail. Une transformation fondamentale opérée dans les dernières décennies qui a une histoire riche et un sens profond.

Flex-office et télétravail : une évolution des modes de travail

Dans un temps où les dispositifs numériques sont une réalité quotidienne, le flex-office et le télétravail peuvent paraître une évidence. Mais comme pratiques sociales, ils trouvent leur origine dans l’émergence de deux grandes tendances de fond de la société : une d’ordre technologique et l’autre d’ordre social.

Le développement technologique des dispositifs informatiques au bureau

Quant à la première, l’informatisation croissante de la société, en général, et du bureau, en particulier, a permis l’apparition d’outils de travail qui facilitaient énormément la diffusion de l’information et la communication au sein des espaces de travail. Dès le début des années 90, l’essor et la démocratisation d’internet et, par la suite, l’évolution de la sécurisation des échanges, des interfaces graphiques et de la vitesse des connexions, ont fait que la mobilité interne des salariés à l’intérieur des locaux de leurs employeurs mais aussi le travail à distance deviennent une possibilité réelle.

Une demande sociale pour plus d’autonomie et moins d’hiérarchie

Déjà la deuxième, depuis les mouvements contestataires de la fin des années 60, la société a connu une demande accrue de participation active, d’autonomie et de réduction des distances hiérarchiques. Et tout au long des dernières décennies ces demandes, souvent critiques vis-à-vis des modes de gestion verticaux et peu transparents, ont été récupérées dans le monde du travail sous la forme de nouveaux modèles d’organisation plus ou moins définis : gestion démocratique, management participatif, entreprise libérée, etc. Autant de concepts attestant un désir d’autonomie qui, s’il n’a peut-être pas été le déclencheur, a au moins favorisé la transformation des modes de travail.

Des facteurs démographiques et économiques : développement du tissu urbain et contraintes du marché immobilier

Et, puis, une série d’autres facteurs ont aussi influencé dans le développement de ces nouvelles formes de travailler comme les changements démographiques des villes et du tissu urbain en général et leurs effets sur les modes de vie et de déplacement des gens ainsi que les contraintes économiques des périodes récents de stagnation de la croissance et leurs effets sur le marché immobilier.

Vous l’aurez compris, ces changements ne se sont pas arrêtés dans le temps. La crise sanitaire est venue nous rappeler combien les choses peuvent changer, et très vite ! Dans le monde de l’entreprise, la résilience est devenu le mot d’ordre et les nouvelles formes de travail ont pris une importance inédite, avec tous leurs bénéfices mais aussi les risques d’une adoption peu réfléchie.

Une « liberté forcée » dans la pandémie : la transformation accélérée

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Il est vrai que dans beaucoup d’entreprises on a appris, pendant les trois mois du confinement, à travailler différemment, à travailler autrement. La pandémie a certes entraîné une accélération des transformations des pratiques de travail et aussi une forte acceptation du télétravail, que ce soit par les dirigeants ou par les salariés. Et ce, notamment parce que la pratique s’imposait comme une des seules alternatives pour maintenir l’activité et la productivité des entreprises.

Le fait est que nous avons tous gouté les avantages — notamment la liberté de pouvoir travailler de chez soi, dans des horaires plus flexibles. Mais nous avons aussi gouté les risques et les contraintes — les difficultés liées à l’isolement et à la concertation des équipes à distance. En tout cas, le bilan a été positif : aujourd’hui, le télétravail est de plus en plus apprécié et environ 84% des télétravailleurs déclarent vouloir continuer à télétravailler à l’issue du confinement, selon une étude Malakoff Humanis. Ils sont également 75% à affirmer qu’ils sont satisfaits avec le travail à distance, ayant éprouvé un sentiment de souplesse et flexibilité pour gérer leur rythme de travail.

Mais si le travail à distance était déjà depuis longtemps une pratique plébiscitée par des salariés, qui commençait à trouver chez les cadres et managers aussi un regard favorable, peu se sentaient de fait prêts ou préparés à l’adopter comme une politique corporative à grande échelle touchant presque la totalité des effectifs. Au moins, c’est ce qui a révélé une autre étude qui nous montre que 95% des chefs d’entreprise déclarent être à l’aise avec l’idée d’avoir des salariés travaillant à distance, mais sont 69% à déclarer ne pas avoir été complètement préparés à adopter une politique de télétravail massive telle que l’on a vu au début de l’épidémie de COVID-19.

Le télétravail dans la crise sanitaire : une expérience à relativiser

Il faut souligner que cette grande expérience du télétravail que nous venons de vivre ne s’est pas exactement déroulée telle qu’elle pourrait l’être de manière plus encadrée, avec une culture et une politique d’entreprise qui la soutiennent. Voici la clé d’une expérience réussie : une culture d’entreprise ouverte à ces nouvelles pratiques et une politique interne qui donne tous les moyens aux collaborateurs pour qu’ils puissent travailler à distance, là où ils veulent. Pour cela il est indispensable d’évaluer ce que le flex-office et le télétravail apportent à l’entreprise, aux salariés, et prévoir un plan d’implémentation par étapes qui prenne en compte toutes les particularités de l’organisation.

Quels avantages et quels inconvénients des deux pratiques ?

avantages et inconvenients flex office teletravail

Flex-office

Les avantages

  • Réduction des coûts. La rotation de postes caractéristique du flex-office présente l’avantage de réduire le nombre  total et la surface moyenne des postes de travail d’une entreprise. Cela entraîne une baisse significative des charges et des frais immobiliers.
  • Promotion de la productivité et de la créativité. Ne pas avoir de poste attitré signifie aussi sortir de la routine et trouver de nouvelles perspectives et inspirations.
  • Création de lien social et d’une culture d’entreprise. Changer de poste signifie également rencontrer de nouvelles personnes, favoriser les échanges entre équipes transverses et développer la culture d’entreprise.

Les inconvénients

  • Faible personnalisation. Parce que nous sommes des êtres sociaux, nous avons besoin d’identification. La personnalisation du poste est une forme d’identification et territorialisation de l’espace. Le changement fréquent de postes fait que cette personnalisation soit moins importante et moins permanente, ce qui entraînerait un risque de déshumanisation de l’espace de travail.
  • Besoin accru d’organisation. En flex-office, c’est parfois difficile de trouver les collègues s’ils sont injoignables via les outils de communication disponibles, et les lieux de rendez-vous doivent être fixés au préalable. Parfois il est aussi difficile de trouver des places disponibles et dans certains cas, il est nécessaire de réserver une place pour la journée. Cela exige plus d’organisation que d’habitude pour le collaborateur.
  • Manque de concentration. Le flex-office se fait souvent en open-space. Sauf que tout le monde n’est pas adapté à l’open-space, naturellement plus favorables à l’échange et aux conversations que les bureaux fermés, et certains peuvent se trouver en difficulté de concentration. Prévoir des postes un peu plus tranquilles et isolés acoustiquement dans les espaces communs peut aider.

Télétravail

Les avantages pour l’entreprise

Pour l’entreprise, permettre à ses salariés de travailler à distance le temps d’un ou deux jours par semaine entraîne de nombreux avantages :

  • Une diminution des frais de fonctionnement de l’entreprise, notamment des coûts d’entretien des locaux, les charges courantes telles que l’électricité et le chauffage ou encore les frais liés au transport.
  • Une diminution de l’absentéisme.
  • Un mode de travail qui s’inscrit dans une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), puisque télétravailler permet de diminuer l’impact environnemental de l’entreprise tout en améliorant le bien-être des salariés.
  • C’est aussi un argument très attractif à l’embauche !

Les avantages pour le salarié

Pour le salarié, le télétravail offre également plusieurs avantages :

  • Une diminution du temps de trajet domicile-travail. Ce temps “gagné” permet notamment aux salariés de mieux gérer leur équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
  • Une amélioration du bien-être qui diminue également les risques de burn-out. En effet, télétravailler peut permettre de réduire le stress et la fatigue liés au travail.
  • Une augmentation de la productivité, notamment grâce à la mise en place d’un management par objectifs.

Les inconvénients…

Parce que le télétravail n’est pas toujours rose, il faut rappeler qu’il existe aussi certains risques et inconvénients :

  • Des risques liés à l’isolement. Le travail à distance implique que le salarié n’est pas toujours dans les locaux de l’entreprise, un lieu de lien social par essence. Il est donc nécessaire de trouver des manières pour pallier le risque d’isolement : favoriser la communication entre les équipes, promouvoir des occasions de rencontre et d’échange même à distance, etc.
  • Un besoin de discipline et confiance. Parce que sans discipline, tout peut basculer. Et même si au début le collaborateur peut faire preuve d’attention, avec des plages horaires pour le travail et pour les autres tâches de la vie personnelle, les choses peuvent se mélanger au fil du temps. Il est important pour le salarié de rester vigilant sur le temps consacré à chacune des activités et pour l’entreprise de favoriser la communication pour que tout changement ou adaptation puisse être géré.
  • Difficulté de supervision. Une situation délicate parce qu’au même moment que l’on responsabilise les collaborateurs, il est difficile de suivre de manière constante les employés et le rendu de leur travail. Dans ce cas, encore une fois, les outils de communication et de gestion et organisation du travail peuvent s’avérer des grands alliés pour que chacun puisse suivre ses activités.

Et après, quelles solutions d’avenir ?

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Tout cela nous invite à poser nombre de questions. Quel sera l’espace de travail du futur ? Le bureau a-t-il un futur ? Quelles modalités de collaboration à distance ?

Bien, nous sommes convaincus que le bureau ne va pas disparaître et que le flex-office et le télétravail sont tout à fait complémentaires avec l’idée d’un espace physique. La preuve est l’énorme succès des espaces de coworking et des bureaux partagés, qui émergent comme une troisième option à côté des bureaux traditionnels et du home office. Des espaces où ces deux pratiques sont une réalité et, plus que des nouvelles modalités de travail, un mode de vie : plus flexible, plus collaboratif, plus créatif.

Il reste que la période qui s’est suivie au confinement a provoqué un changement conséquent dans l’organisation des entreprises, des modes de travail, des espaces de travail. Et même si c’était un peu par obligation, et que nous ayons été en quelque sorte propulsés dans ce nouveau mode de fonctionnement, le travail à distance a indiscutablement marqué nos esprits. S’il va se pérenniser, et avec quel niveau d’adhésion, impossible de dire. Mais une chose est certaine : il n’y a pas de retour en arrière pour les nouvelles organisations du travail !

Cassio Campos

Communication

Expert des espaces de travail partagés, Cassio analyse les tendances du coworking et des différentes formes du travail d'aujourd'hui et de demain.

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