Votre entreprise évolue… et vos bureaux aussi ! Car, en plus d’être la représentation physique de votre culture d’entreprise vos bureaux sont là où vous passez le plus clair de votre temps. Ainsi, changer de bureaux n’est pas une démarche anodine et s’accompagne souvent d’un bon nombre de questions : par où commencer ? Où chercher ? Vers qui se tourner ? Comment s’organiser ? Quels critères privilégier ? Comment respecter son budget ? Pas de panique ! Ubiq vous guide de A à Z afin que votre recherche se passe au mieux.
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Étape 1 : Le mot d’ordre : Anticiper !
Une recherche réussie est une recherche qui s’anticipe. Tout d’abord veillez à bien prévoir le départ de vos bureaux actuels en vous posant les bonnes questions : avez-vous un préavis à respecter ? Si oui, de combien de temps ? Réfléchissez bien à tout ce que vous avez à emmener lors de votre déménagement afin de ne rien oublier.
Une fois ce point éclairci, fixez-vous une deadline pour trouver vos nouveaux bureaux et respectez la. Pour cela, il suffit de vous y prendre à l’avance. Ainsi, il est judicieux de désigner quelqu’un comme responsable de votre recherche de bureaux. Le rôle de cette personne est de suivre l’évolution de la recherche et de veiller à ce que la deadline soit respectée. Vous pouvez vous référer à elle à tout moment si vous avez la moindre question. Par ailleurs, n’hésitez pas à impliquer vos collaborateurs, après tout, ils profiteront des nouveaux bureaux autant que vous !
Étape 2 : Se renseigner, c’est mieux.
Connaissez vous les différents types de contrats de location de bureaux qui existent ? Non ? Et quand est-il des différents types de bureaux ? Toujours pas ?
Pourtant, chaque type de contrat et chaque type de bureau possède des avantages et des désavantages qu’il est essentiel de cibler pour trouver votre bureau idéal. Donc n’attendez plus et suivez le guide !
Les différents types de bureaux
Il existe différents types de bureaux et il est essentiel que vous identifiiez celui qui correspond le mieux à vos besoins avant de vous lancer dans votre recherche. Par ailleurs, votre choix de bureau est également fortement influencé par le mode de fonctionnement de votre entreprise ou de votre équipe : Avez-vous besoin de parler fort ou de vous concentrer pour travailler ? Traitez-vous des données sensibles qui nécessitent une très grande confidentialité ? Toutes ces questions méritent d’être répondues afin que vous choisissiez votre bureau idéal.
Espace indépendant : Un espace indépendant est un lieu entièrement privatif, avec une entrée indépendante et un bureau totalement privé. Il est intéressant de se tourner vers ce type de biens lorsque vous recherchez à préserver la confidentialité de vos données. Par ailleurs, ces lieux vous permettront d’exprimer au mieux votre culture d’entreprise.
Open-space : Poste nomade ou fixe dans espace ouvert type coworking. Ce type de bureaux est à privilégier lorsque vous souhaitez étendre votre réseau professionnel et échanger afin de partager votre expérience.
Espace semi-privé : Un espace semi-privé est un bureau non privatif mais qui offre quand même une certaine intimité grâce à une séparation qui peut prendre la forme d’une cloison, d’un paravent ou autre.
Bureaux fermés : Choisir des bureaux fermés est un bon compromis entre un espace indépendant et des postes en open-space. En effet, des bureaux fermés sont des bureaux privés au sein d’un espace de coworking ou au sein d’un bâtiment partagé avec une ou plusieurs autres entreprises. Ainsi, les parties communes sont partagées (cuisine, machine à café, etc.) ce qui vous permet de faire des rencontres tout en conservant votre culture d’entreprise au sein de vos bureaux privés.
Les différents types de contrats
Il est primordial de vous orienter vers le type de contrat qui correspond au mieux aux besoins de votre entreprise.
Bail commercial ou bail 3/6/9 : Ce type de bail est conclu pour une durée de 9 ans minimum, avec une possibilité de résiliation de la part du locataire tous les 3 ans. Le préavis est de 6 mois minimum.
Bail précaire ou bail dérogatoire : Le bail précaire est signé pour une durée maximale de 3 ans. Il peut potentiellement déboucher sur un bail 3/6/9.
Contrat de prestation de services : Le contrat de prestation de services est sûrement celui qui offre le plus de flexibilité. La durée du préavis est variable. Son prix correspond à l’accès à l’espace ainsi qu’à un certain nombre de services proposés.
Contrat de sous-location : Le contrat de sous-location permet au locataire de sous-louer une partie ou l’ensemble de ses bureaux à une tierce personne. L’unique condition est d’avoir l’accord du propriétaire.
En bonus nous vous avons même concocté un article avec des modèles de contrats. Il n’a jamais été aussi facile de changer de bureaux !
Décrypter les annonces
Sur Ubiq le principe est très simple. Le prix des annonces est affiché de la manière suivante :
€ HT / mois : Cette dénomination vous donne le prix hors taxe par mois. C’est la plus facile à rapprocher de votre budget, il suffit de rajouter la T.V.A. ! Elle est utilisée pour les bureaux fermés, les espaces indépendants et les espaces semi-privés.
€ HT / poste / mois : Cette dénomination s’applique aux places en Open Space. Idem il vous suffit d’ajouter le prix de la T.V.A afin d’obtenir le prix réel de la location.
Étape 3 : Identifier clairement ses besoins
Maintenant que vous avez bien anticipé le départ de vos bureaux actuels et que vous vous êtes bien renseignés sur les possibilités qui s’offrent à vous pour vos nouveaux bureaux, il est temps que vous identifiiez clairement vos besoins.
Pour cela rien de tel qu’établir un cahier des charges. Celui-ci doit absolument contenir les éléments suivants :
La zone géographique où vous souhaitez vous installer
Celle-ci ne doit être ni trop grande ni trop petite. Par exemple, si vous cherchez des bureaux dans le 12ème arrondissement de Paris, pensez à regarder les offres limitrophes situées dans le 11ème, le 13ème et le 20ème arrondissement, vous pouvez avoir de bonnes surprises au niveau du prix pour seulement quelques minutes de trajet supplémentaire !
Par ailleurs, nous mettons à votre disposition un outil qui vous permet de trouver l’emplacement idéal de vos bureaux afin d’optimiser le temps de trajet de l’ensemble de vos collaborateurs. Retrouvez-le juste ici.
Le nombre de postes dont vous avez besoin
Afin de déterminer la taille de votre bureau idéal il est judicieux de réfléchir en nombre de postes : avez-vous besoin d’autant de postes que de membres dans votre équipe ? Vos bureaux seront-ils toujours 100% pleins ? Certains de vos collaborateurs partent-ils en déplacement ? Effectuez-vous du télétravail ?
En effet si le télétravail est au cœur de votre culture d’entreprise ou s’il n’est pas rare qu’une partie de votre équipe soit en déplacement alors vous pouvez mettre en place un roulement au sein de vos locaux. Ainsi, vous pouvez décider de louer des bureaux avec moins de postes que d’employés. Cela vous permettra de faire des économies sans pour autant renoncer à avoir de bonnes conditions de travail.
Cependant s’il on réfléchit en terme de surface en cette période de covid-19 il est impératif de compter au minimum 4 m² /personne afin de respecter les normes sanitaires en vigueur. Et bonne nouvelle : le calcul du nombre de m² / poste se fait tout seul sur Ubiq !
Les services nécessaires, ou non, à votre entreprise
Avez-vous besoin d’une cafétéria ou y a-t-il des solutions de restauration à proximité ? La connexion internet est-elle incluse et suffisante ? Y a-t-il une bonne desserte en transports en commun ? L’espace a-t-il des places de parking attitrées ? Le mobilier est-il fourni ?
Définissez votre budget
Pour cela il faut que vous ayez conscience des prix du marché. Par ailleurs sur Ubiq un prix plus élevé est souvent synonyme d’un plus grand nombre de services proposés, à vous de jugez si ces derniers vous sont nécessaires ou non.
Établissez vos priorités
Gardez en tête que la réalité est souvent différente de vos attentes, ainsi, vous serez sûrement amené à faire des concessions. Il est donc essentiel que vous définissiez vos priorités : classez vos attentes et séparez les besoins sur lesquels vous êtes intransigeant de ceux où vous pouvez vous laisser une certaine marge de manœuvre.
Étape 4 : Visitez, visitez, visitez
Ça y est, vos attentes sont définies et votre projet est clair. Il est donc temps de le concrétiser !
Plus vous visitez de biens, mieux c’est. Mais là encore, il est hors de question de visiter vos futurs bureaux les mains dans les poches ! Faites-vous une liste des points à vérifier lors de vos visites. Chez Ubiq nous vous conseillons de faire principalement attention aux choses suivantes :
- Le chauffage / la climatisation
- La luminosité naturelle, l’éclairage et l’insonorisation des bureaux
- Les solutions d’accès (ascenseurs, escaliers)
- La connexion internet et le réseau téléphonique
- La desserte en transports
- Quelles sont les autres entreprises de l’immeuble ?
- Des travaux, dans la rue ou dans l’immeuble, sont-ils prévus ? Si oui, vous pouvez négocier le bail.
Enfin, n’oubliez pas que vos bureaux sont le reflet de votre culture d’entreprise. Il faut qu’ils vous ressemblent.
Ubiq vous accompagne tout au long de votre recherche de bureaux et nos conseillers restent à votre disposition pour toute question.
