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Covid19 – comment adapter votre espace de coworking aux mesures sanitaires ?

Adapter son espace de coworking aux mesures sanitaires

À l’aube du déconfinement, les espaces de coworking doivent s’adapter pour pouvoir recommencer à accueillir leurs coworkers en toute sérénité.

Bureaux A Partager a rassemblé pour vous les principales mesures à prendre pour mettre votre espace de coworking aux normes sanitaires, rassurer les coworkers et vous aider à les faire respecter.

1. Rappeler le respect des gestes barrière

On les a tellement entendus qu’on les connait tous par coeur, mais une petit piqûre de rappel est toujours utile, alors n’oubliez pas de rappeler les gestes barrière, tels qu’ils sont recommandés par l’Organisation Mondiale de la Santé, à tous vos coworkers. Pensez aussi à les afficher dans vos espaces.

Se laver fréquemment les mains

Se laver fréquemment les mains avec une solution hydroalcoolique ou à l’eau et au savon. Le nettoyage avec ces produits tue le virus s’il est présent sur vos mains.

Éviter les contacts proches

Maintenir une distance d’au moins 1 mètre avec les autres personnes, en particulier si elles toussent, éternuent ou ont de la fièvre. Si vous êtes trop près d’une personne potentiellement contaminée, vous pouvez inhaler le virus.

Éviter de se toucher les yeux, le nez et la bouche

Éviter de mettre les mains sur le visage, tout simplement. Les mains sont en contact avec de nombreuses surfaces qui peuvent être contaminées par le virus. Si vous vous touchez votre visage, vous risquez d’être en contact avec le virus présent sur ces surfaces.

Respecter les règles d’hygiène respiratoire

Se couvrir la bouche et le nez avec le pli du coude ou avec un mouchoir en cas de toux ou d’éternuement – jeter le mouchoir immédiatement après dans une poubelle fermée et se laver les mains avec une solution hydroalcoolique ou à l’eau et au savon. Se couvrir le visage en cas de toux ou d’éternuement permet d’éviter la propagation du virus.

Mesures sanitaires : respecter gestes barrieres dans son espace de coworking

2. Des mesures générales

Bien qu’elles soient basiques, certaines mesures plus générales peuvent faire la différence au moment de la reprise des activités au sein de votre espace de travail.

Renforcer le ménage et le nettoyage

Pensez à renforcer considérablement le ménage et le nettoyage dans l’intégralité de vos espaces, avec des mesures d’hygiène strictes prises avec vos partenaires de nettoyage.

Une désinfection intégrale de votre espace avant sa réouverture peut aussi être une mesure utile, qui rassurera l’ensemble de vos coworkers.

Prévoir une signalétique adaptée

Il est important de prévoir un affichage spécifique pour les recommandations sanitaires (rappel des gestes barrières et distances de sécurité, informations essentielles, etc.).

Pensez aussi à envoyer une newsletter spécifique à vos coworkers pour les informer des mesures prises. Avec une communication plus claire, tout le monde se sentira rassuré et accompagné.

Fermeture d’espaces communs non-essentiels

Espaces cafés, salles de repos, détente ou de jeux, ne sont pas la priorité en ce moment. Afin de limiter les risques de contamination, il est plus prudent de maintenir ces espaces fermés jusqu’à nouvel ordre. L’ouverture se fera dès que possible, lorsque la situation sanitaire le permettra.

Pour les espaces qui ne peuvent pas être fermés, pensez à adapter le mobilier afin d’y faire respecter les mesures. Vous pouvez par exemple réduire le nombre de tables ou retirer une chaise sur deux.

Contrôle de l’aération de l’espace

Essayez de mesurer et contrôler, fréquemment si possible, la qualité de l’air à travers les systèmes de ventilation, climatisation et chauffage, afin de garantir l’aération de l’environnement.

3. Des mesures spécifiques

Mesures sanitaires en coworking : offrir un kit de retour au travail

Des mesures plus spécifiques, en fonction de vos moyens et vos espaces de travail, peuvent être prises pour rassurer vos coworkers et surtout lutter plus efficacement contre la propagation du virus.

Kit de retour au travail : masques, lingettes, désinfectant, gel hydroalcolique

Afin de protéger au mieux vos coworkers vous pouvez leur offrir un kit sanitaire de retour au travail, livré dans chaque bureau ou à l’accueil. Ce kit doit contenir des items essentiels pour la protection contre la propagation du coronavirus.

  • Des masques dits « grand public » : vous pouvez garantir la distribution d’un certain nombre de masques de protection certifiés pour chaque coworker de votre espace.
  • Des lingettes et du spray désinfectant : pour que vos coworkers eux-mêmes puissent renforcer le nettoyage et les conditions d’hygiène de leurs bureaux, pensez à mettre dans le kit des lingettes et du spray désinfectant.
  • Un flacon de gel hydroalcoolique : de la même façon que les lingettes et le spray désinfectant pour les bureaux, la présence d’un flacon de gel hydroalcoolique pour les mains dans le kit permettra un niveau d’hygiène plus élevé. Invitez les coworkers à nettoyer les mains après chaque contact avec une surface commune.

Conseil : proposez à vos clients des achats groupés de maques et gel hydroalcoolique pour bénéficier de prix plus avantageux. Ce sera sans doute très apprécié des plus petites entreprises de vos espace.

Distanciation : positions et zones d’attente, 1m minimum

Nous l’avons mentionné dans les gestes barrière : les contacts proches sont à proscrire. Mais comment le faire dans un espace de coworking, naturellement voué à la rencontre et à la proximité ? Vous n’avez pas d’autres choix que l’indication des distances de sécurité à travers une signalétique spécifique (des stickers positionnés sur le sol, par exemple), ainsi que le rappel des distances et zones d’attente recommandés à travers d’affiches présentes dans l’espace.

Ces marquages sont à placer dans toutes les zones d’attente : accueil, ascenseurs, espace café si vous optez pour des cafés à emporter, etc.

Circulation : seulement dans un sens, zones sensibles équipées

Les consignes du gouvernement recommandent la séparation des flux et l’adoption d’un sens unique de circulation. L’objectif est double : éviter les goulots d’étranglement et minimiser les contacts physiques. Il est donc souhaitable de prévoir un marquage au sol pour indiquer les sens de circulation à suivre dans chaque zone de votre espace.

Les zones sensibles, c’est-à-dire, de plus haute circulation doivent être équipées avec des flacons de gel hydroalcoolique et des kits de nettoyage.

Espaces communs : port du masque obligatoire, mobilier adapté, kits de désinfection

Les espaces communs sont des zones particulièrement sensibles. Pour cette raison nous vous recommandons d’y rendre le port du masque obligatoire. La distanciation doit quant à elle, y être respectée strictement.

Afin que les distances puissent être respectées, en plus de la signalétique, il convient d’adapter le mobilier pour que personne ne soit trop proche l’un de l’autre. Évidemment, des kits de désinfection doivent être présents, visibles et accessibles facilement. Si vous avez du personnel qui travaille dans les espaces communs, pensez à les séparer physiquement à travers des barrières en plexiglas ou autre matériel.

Cuisines : accessibles, mais adaptées

Les cuisines doivent aussi être aménagées et adaptés en fonction des consignes sanitaires. Elles peuvent, sans problème, rester ouvertes, mais il est fort conseillé de désactiver les réfrigérateurs et les fontaines à eau. Et, pour éviter des procédures trop strictes de nettoyage de la vaisselle commune, ne mettez pas de vaisselle à disposition et invitez vos coworkers à apporter la leur.

Sanitaires : ménage renforcé, kits de désinfection

Le ménage et le service de nettoyage doivent y être renforcés, avec une fréquence plus élevée que d’habitude. Des kits de désinfection, à utiliser le plus souvent possible, sont également à prévoir dans chaque sanitaire.

Salles de réunion : capacitaire réduit, kits de désinfection

Pour les salles de réunion, il est important de faire respecter les distances de sécurité. Leur capacité doit donc être réduite.

Vous pouvez, par exemple, enlever une chaise sur deux, pour que les participants aux réunions ne soit pas trop proches l’un de l’autre. Comme c’est aussi une zone sensible, il est conseillé de mettre des kits de désinfection à disposition à l’entrée ou sur le bureau.

Bureaux privatifs : aération, collecte de déchets en sécurité

Avec le kit de retour au travail, vos coworkers auront déjà des moyens de respecter les mesures de sécurité au sein des bureaux privatifs. Cependant, il est aussi conseillé de favoriser l’aération des bureaux à des intervalles réguliers (15 minutes toutes les 3 heures). Il est aussi indispensable d’avoir une collecte de déchets faite en toute sécurité, avec des poubelles spéciales pour les mouchoirs, lingettes usagées et tout autre déchet potentiellement à risque.

Bureaux partagés et open spaces résidents : distances de sécurité, kit de désinfection

Même combat dans les bureaux partagés et les open spaces résidents : les distances de sécurité doivent être idéalement indiquées par une signalétique spéciale et le mobilier adapté.

Les kits de désinfection sont fortement conseillés, et doivent être placés dans des endroits visibles et facilement accessibles.

Événements et animations : en ligne uniquement

Les événements et animations physiques doivent être suspendus jusqu’à nouvel ordre. Pour autant, ce n’est pas parce qu’ils ne peuvent pas être réalisés physiquement qu’ils ne peuvent pas l’être virtuellement. C’est même très important de continuer à animer votre communauté à distance.

N’hésitez pas à les réaliser en ligne : des webinaires, des vidéo-conférences, des formations, des cours de sport… tout (ou presque) est possible.

4. Mesures d’organisation du travail

teletravail coworking pour combattre le Covid-19

Promouvoir le télétravail

Invitez tous vos collaborateurs, mais aussi vos clients à maintenir leurs équipes en télétravail lorsque cela est possible.

Respecter les recommandations du gouvernement et de l’OMS

Invitez tous vos collaborateurs et clients à suivre les recommandations officielles du gouvernement et de l’Organisation Mondiale de la Santé, concernant les déplacements, l’organisation et l’aménagement des heures de travail, etc.

Respecter les gestes barrière dans les bureaux privés

Invitez vos clients en bureaux privés, en tant que responsables de leurs entités, à faire respecter les gestes barrière, les recommandations et les mesures sanitaires au sein de leurs espaces privatifs. Cet effort commun aidera à diminuer les chances de contamination dans tout l’espace de coworking.

Toutes ces mesures sont certes contraignantes mais absolument indispensables pour revenir au plus vite à une situation normale et profiter pleinement des espaces de coworking tels que nous les avons tous imaginés : des espaces de vie, d’échanges et de rencontres !

L’équipe de Bureaux A Partager, reste mobilisée à vos côtés. Pour faciliter l’entraide et les échanges, nous avons crée une communauté d’échange sur slack pour les professionnels du coworking.

Chloé Bonnefous

Responsable commercial

Si vous gérez un espace de coworking, vous l'avez sûrement eu au téléphone ! Chloé est notre experte en contrats et location d'espaces de coworking. Le marché n'a pas de secret pour elle, elle partage ses dernières évolutions.

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